Una correcta gestión documental permite preservar la memoria de cualquier institución

José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado del Infoem, resaltó la importancia de elaborar el CGCA para realizar correctamente los trabajos de gestión documental en la administración pública.

Para que los sujetos obligados puedan cumplir con sus obligaciones en materia de archivos es necesario que se capaciten de manera constantemente, así como generar las condiciones necesarias tanto en infraestructura como de personal y así cumplir con lo establecido por la Ley General de Archivos, afirmó José Guadalupe Luna Hernández, Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem).

Al impartir la capacitación virtual en materia de “Instrumentos de control archivístico. Cuadro General de Clasificación Archivística”, dirigido a servidoras y servidores públicos del ayuntamiento de Nezahualcóyotl, el Comisionado precisó que es necesario que se elabore un diagnóstico que permita identificar las carencias y fortalezas de acuerdo a cada área responsable, lo que además ayudará a implementar la normativa de una manera más oportuna y efectiva.

En este sentido, comentó que es fundamental contar con los instrumentos de control documental para resguardar de manera correcta la información de cada institución, por lo que el Sistema Institucional de Archivos (SIA) es el primer paso para crear los mecanismos que aceleren este proceso. Asimismo, señaló que el SIA será el encargado de coordinar los trabajos de archivo, a la par de realizar el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) como instrumento clave para una correcta gestión documental.

De igual modo, comentó que el CGCA permite dar una estructura lógica con base en las atribuciones de cada dependencia, ya que es importante y necesario que los integrantes del SIA identifiquen plenamente las funciones de su institución, de esta manera no sólo será una herramienta que ayude en la correcta gestión de los documentos, sino un instrumento que sirva para las siguientes administraciones.

El Comisionado Luna Hernández reiteró que para este Instituto es de suma importancia asesorar a los sujetos obligados para que realicen de manera correcta la implementación de sus obligaciones en materia de archivos, ya que al contar con documentos en óptimas condiciones no sólo se cumple con la ley, sino se preserva la memoria de la institución, concluyó.

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